27.05.2011 Экспертиза, МенеджментСовещания могут превратиться в пытку. Согласно исследованию, проведенному компанией Microsoft, в среднем они отнимают у каждого из нас 5,6 час каждую неделю, при этом 71% участников таких встреч считают их пустой тратой времени. Собственно, сами по себе совещания — это не проблема. Все дело в том, кто их ведет. Как раз этому посвящена книга Джона Петца “Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, or Get Out of More Meetings” (“Докучливые совещания: постарайтесь извлечь больше пользы из них или избежать большинства из них”), вышедшая в издательстве Wiley. В книге живо описываются глубинные причины, по которым деловые совещания становятся проблемой, и приводятся полезные и простые для осуществления рекомендации, как исправить ситуацию. Слишком большое количество плохо спланированных совещаний “высасывают жизнь из бизнеса ...
читать далее.
Ограничьте список приглашенных. Приглашайте на совещание только тех, кто может быть полезен. Когда участников слишком много, дискуссии теряют предметность, и у многих возникает вопрос, зачем они тут. | 
Составьте план совещания. Пронумеруйте все вынесенные на обсуждение вопросы. Наиболее важные поставьте вперед. | 
Подготовьте участников. Разошлите план совещания за день до его проведения. Включите в рассылку ознакомительные материалы, чтобы люди пришли на совещание подготовленными. |
Будьте пунктуальны. Начинайте совещание точно в назначенное время не зависимо от того, кто и почему опаздывает, даже если это ваш генеральный директор. | 
Следите за освещением. Выбирайте для совещаний помещения с естественным освещением, а не флюоресцентными лампами. | 
Дышите глубже. В хорошую погоду распахните окна, если это возможно. Свежий воздух бодрит. |
Позаботьтесь об угощении, но не переборщите. Предложите людям фрукты, воду, легкие закуски. После сладостей и сытной еды многие к середине совещания могут задремать. | 
Включайте в работу всех. Ведите совещание так, чтобы в обсуждениях участвовало большинство приглашенных. Вежливо прерывайте их разговоры между собой. | 
Заканчивайте вовремя. Оговорите время окончания совещания и не продлевайте его. Соответственно следите за повесткой дня, чтобы закончить вовремя. |
Подведите итоги. Убедитесь, что все участники совещания согласны с выводами. Распределите, кто и что должен сделать. | 
Доведите результаты совещания. Сразу после встречи разошлите участникам информацию с основными замечаниями и итогами совещания. | |
